Какую онлайн-кассу купить, чтобы не пришлось платить дважды

До 1 июля 2019 года предприниматели Волгограда должны начать работать с онлайн-кассами. Иначе те, кто не попал под отсрочку, рискуют получить серьезный штраф от налоговой. Рассказываем, кому нужно поторопиться с покупкой, и объясняем, как выбрать правильное решение для своего бизнеса и не переплатить.

Кто должен установить онлайн-кассу до 1 июля 2019

Изначально на работу с онлайн-кассами должен был перейти весь малый бизнес в 2019 году. Однако некоторые индивидуальные предприниматели получили отсрочку: ИП без наемных работников, которые продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы, могут отложить покупку онлайн-касс до 1 июля 2021 года (подробный разбор поправок можно найти здесь).

То есть пока не нужно покупать кассы тем, кто сам печет и продает пироги, вяжет игрушки, ремонтирует технику, работает репетитором или делает маникюр. Однако многим предпринимателям по-прежнему надо успеть начать работать с онлайн-кассами до 1 июля этого года:

• ИП на ЕНВД и патенте, которые продают товары несобственного производства и у которых нет наемных работников (например, владельцы небольших магазинов одежды или продуктовых киосков, которые сами стоят за прилавком);
  

• предприниматели на ЕНВД и патенте, которые оказывают услуги или выполняют работы и у которых есть наемные работники (например, салоны красоты и автомастерские);
  

• организации и ИП, которые ранее выдавали бланки строгой отчетности, включая перевозчиков при продаже билетов водителем или кондуктором;
  

• вендинг без наемных работников (например, владельцы торговых автоматов в метро).

В июле налоговая начнет проверки предпринимателей — те, кто не установят онлайн-кассы, рискуют получить штраф: за каждое нарушение от трех четвертых до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 рублей. «Каждое нарушение» — это не факт отсутствия подключенной онлайн-кассы, а каждый неотправленный в налоговую чек.

Как выбрать онлайн-кассу

ФНС составила реестр онлайн-касс, которые предприниматели могут приобрести, чтобы работать в рамках 54-ФЗ. В нем 168 моделей онлайн-касс разных производителей — 20 устройств разработала IT-компания АТОЛ.

АТОЛ — лидер по количеству проданных онлайн-касс по итогам первых трех кварталов 2018 года согласно исследованию CNews. За весь период кассовой реформы у АТОЛ купили больше 1 миллиона кассовых аппаратов. Их можно разделить на 4 типа.

Самая дешевая категория — автономные онлайн-кассы, их стоимость начинается от 4000 рублей. Однако проблема в том, что у большинства моделей нет разъема для подключения сканера штрихкода. Это значит, что через несколько лет, когда маркировка станет обязательной для всех товаров, автономки придется менять.

Также вызовет сложности требование указывать в чеке наименования и количество товаров или услуг (оно станет обязательным для всех в 2021 году). Дело в том, что новый товар в автономную кассу нужно заводить через специальную программу, которой умеют пользоваться только сервисные специалисты. Поэтому те, кто сэкономят и купят автономную кассу сейчас, заплатят дважды, когда через несколько лет им придется покупать более продвинутую модель снова.

Три другие категории онлайн-касс будут служить предпринимателям долго. Их не придется менять из-за новых требований в законе — эти онлайн-кассы можно легко обновить по воздуху, если появится такая необходимость.

Смарт-терминалы SIGMA

У смарт-терминалов есть два важных отличия от автономных касс: внешне они скорее напоминают планшеты и умеют не только пробивать чеки, но и вести аналитику по продажам, складу и эффективности сотрудников. При этом работать со смарт-терминалом просто и многие вещи понятны интуитивно, особенно для тех, кто привык пользоваться смартфоном.

Смарт-терминалы SIGMA созданы специально для малого бизнеса. Это комплексное решение, которое состоит из онлайн-кассы — она похожа на смартфон или планшет в зависимости от диагонали экрана — личного кабинета в облаке и программы для одного из трех типов бизнеса: общественного питания, услуг и торговли. К смарт-терминалу можно подключить любое оборудование: денежный ящик, эквайринговый терминал, весы или сканер штрихкода, который позволит работать с маркированными товарами. В стоимость SIGMA входит смарт-терминал, программное обеспечение, тарифный план «Старт» на один год и годовой контракт с оператором фискальных данных «Платформа ОФД».

Есть три модели онлайн-касс SIGMA с диагональю экрана 7, 8 и 10 дюймов:

• SIGMA 7: компактная касса с вертикальным экраном, может работать автономно в течение пяти часов, цена от 11 900 рублей;
  

• SIGMA 8: смарт-терминал среднего размера с быстрым принтером, автоматическим отрезом чеков и опциональным аккумулятором, цена от 13 900 рублей;
  

• SIGMA 10: стационарный аппарат с большим наклонным дисплеем, цена от 19 900 рублей.

Чтобы разработать программы для трех типов бизнеса, команда SIGMA провела более 200 интервью с предпринимателями. Нужно было выяснить, с какими проблемами они сталкиваются чаще всего и как им может помочь онлайн-касса, чтобы их решить. Так, те, кто выберут программу:

• SIGMA Еда — смогут создавать технологические карты, автоматически отправлять заказы в цех, вести учет по столикам и разделять счет между гостями. Ингредиенты будут списываться со склада автоматически с формированием заказа;
  

• SIGMA Услуги — смогут подключить онлайн-запись, а также вести журнал записи и статистику по работе каждого мастера отдельно. Расходные материалы будут списываться автоматически при продаже услуги;
  

• SIGMA Торговля — смогут пользоваться полноценной товарно-учетной системой, что позволит сократить время на инвентаризацию в несколько раз.

Количество доступных функций для каждой программы зависит от выбранного тарифного плана: «Старт», «Развитие» или «Бизнес». Годовую подписку на тариф «Старт» предприниматель получает в подарок — это хорошая возможность посмотреть, какие опции предлагает программа, и понять, насколько они необходимы бизнесу. По окончании первого года владелец бизнеса может продолжить работу на «Старте» или отказаться от платной подписки и пользоваться базовыми функциями кассы бесплатно. Поменять тариф на более продвинутый можно в любой момент.

За всеми ключевыми показателями бизнеса можно следить в личном кабинете SIGMA Облако со своего гаджета в режиме реального времени и сравнивать данные за разные периоды. Смарт-терминалы SIGMA подходят тем предпринимателям, кто хочет освободить время для стратегических задач и принимать решения на основании аналитики, а не интуитивно.

Чтобы не переплатить в перспективе, при выборе смарт-терминала нужно заранее выяснить:

• нужно ли покупать дополнительные драйверы, чтобы работать с эквайрингом или весами?

• собрана ли вся аналитика в едином личном кабинете или придется заходить в разные приложения? (удобнее в одном)

• нужно ли отдельно доплачивать за систему учета товаров?

• при какой максимальной и минимальной температуре работает смарт-терминал? (важно для выездной торговли)

• сколько у устройства USB-портов? (в большинстве случаев нужно минимум 2)

• придется ли платить за обновление программного обеспечения кассы?

Ньюджеры

Ньюджеры — онлайн-кассы, которые эволюционировали из автономных, но у них, в отличие от предшественников, есть личный кабинет и несколько USB-портов для подключения периферии, поэтому они могут работать со сканером штрихкода (а значит, с маркированными товарами в перспективе). Они выглядят как кнопочные устройства с крупным монохромным дисплеем. Работать на них просто и интуитивно понятно, не нужно постоянно заглядывать в инструкцию, чтобы пробить чек. В личном кабинете в облаке предприниматель может редактировать каталог товаров, смотреть аналитику по продажам и менять настройки кассы. Каталог можно заносить в кассу через личный кабинет, флешку или подключить клавиатуру прямо к аппарату.

Это бюджетное решение для предпринимателей, которые до этого момента не использовали никакую технику в работе и им нужна касса только для того, чтобы работать по закону. Для ньюджеров не нужно ничего докупать или настраивать: его достаточно зарегистрировать в налоговой и можно начать работу. В них есть батарея и сим-карта, поэтому ньюджеры можно использовать вне офиса, заряда хватает на 8 часов работы.

Стоимость ньюджеров АТОЛ с большим запасом укладывается в размер налогового вычета:

• АТОЛ 91Ф: цена от 8500 рублей;

• АТОЛ 92Ф: цена от 8500 рублей;

• АТОЛ 91Ф Lite: цена от 5500 рублей (в отличие от двух других моделей эта подключается к интернету только через сим-карту).

Фискальные регистраторы

Фискальные регистраторы — по сути, принтеры чеков, которые умеют отправлять данные в налоговую. Они подходят тем предпринимателям, которые уже использовали в работе компьютер раньше: например, туристические, консалтинговые и страховые агентства, бюро переводов и агентства недвижимости. Фискальные регистраторы позволяют дополнить рабочее место так, чтобы сохранить существующую систему (например, продолжить работать в 1С) и выполнять требования 54-ФЗ.

В линейке фискальных регистраторов АТОЛ 12 моделей. Самое бюджетное решение — АТОЛ 1Ф, его стоимость начинается от 6500 рублей. Это простая и компактная касса, которая рассчитана на невысокую проходимость: до 70 клиентов в день.

Мобильный фискальный регистратор АТОЛ 15Ф можно подключить по Bluetooth к смартфону и получить готовое рабочее место кассира — для этого достаточно установить на телефон бесплатное приложение из Google Play. Сама касса весит всего 300 грамм, а заряда аккумулятора хватает на печать 100 чеков. Ее стоимость начинается от 7300 рублей.

Лучшее соотношение цены и качества для предпринимателей третьей волны — модель АТОЛ 30Ф. Она рассчитана на более высокую проходимость (до 150 клиентов в день), с этим фискальным регистратором работают кассиры в небольших магазинах. Его стоимость — 8500 рублей — полностью покрывается налоговым вычетом.